稳评做完，报告交上去，材料往柜子里一塞，两年后要用就找不到了。档案管理看着琐碎，出问题的时候是唯一的举证依据。
一、五卷结构
第一卷程序类：委托合同、项目批复、评估方案。第二卷调查类：问卷原件、走访记录、座谈纪要、公示材料。第三卷技术类：报告各版本、打分表、图表源文件。第四卷审查类：评审意见、修改说明、备案回执、部门意见。第五卷实施类：跟踪评估报告、信访台账、措施落实记录。
二、纸质与电子双套
纸质保存原件与签章件，电子保存可检索版本。电子目录按“项目简称-年份-卷号”命名，与纸质卷脊一致。只有一套的，要么查不到，要么丢了没备份。
三、移交清单的字段
八列：序号、材料名称、卷号、份数或页数、形成时间、责任单位、原件或复印件、备注。移交双方签字，注明移交日期。这张清单是后续扯皮的唯一凭据。
四、哪些必须是原件
批复文件、委托合同、评审意见签字页、备案回执、公示照片（含原始文件）。其余可为复印件，但复印件需加盖“与原件一致”章。
五、保存期限怎么定
建议不少于项目档案保管期限，征收类项目通常与土地征收档案一致（长期），一般工程类不少于 10 年。实施期发生过信访的，相关材料建议长期保存。
六、调阅规则
内部调阅登记即可；对外提供（如审计、检查、诉讼）需项目单位书面同意，并做提供记录。涉及个人信息的部分，提供时脱敏，不提供身份证号与手机号全号。
七、项目跨主体移交
项目公司股权变更、属地机构调整时，档案要随项目走。移交流程：清点、制单、双方签字、电子版同步移交。只交纸质不交电子版，新主体基本无法使用。
八、常见三类缺失
问卷原件缺失（只剩汇总表）；评审意见的签字页缺失（只有正文）；公示照片无时间信息（无法证明公示期）。三类都会在检查时被判“过程不可追溯”。
九、电子档案的三个要求
可检索（文件名规范、建立索引表）；可打开（不因格式过时打不开，重要文件同时存 PDF）；可追溯（每次修改留版本号与日期）。
十、谁负责
建议指定一名档案管理员（可由项目综合部门兼任），职责三条：收齐、编号、保管。编制单位在交付报告时同步交付过程材料，避免只交一本报告。
十一、一句话总结
档案的价值不在归档那天，而在出事那天能不能拿出来。
十二、归档时间点
三个时点：报告备案通过后 15 日内完成第四卷归档；跟踪评估每期结束后 10 日内补入第五卷；项目竣工后整体移交。拖到项目结束再一次性整理，材料基本凑不齐。
十三、电子档案的备份
至少两份，分处存放（本地服务器加移动硬盘或云盘）。每季度校验一次可打开性，抽查 10% 的文件。只备份不校验，等于没备份。
十四、外包机构的交付义务
合同里写明：编制单位在提交报告时同步交付问卷原件、走访记录、打分表、图表源文件。只交一本报告、过程材料全无的，后续无法举证，也无法复用。
十五、销毁与脱敏
超过保存期限需销毁的，登记造册、两人监销。含个人信息的材料销毁前先碎纸，不得当作废纸处理。
十六、卷内目录怎么做
每卷首页放一张卷内目录，列序号、材料名称、页码、备注，与实物逐一对上。检查时按目录抽三份，能翻出来，整个档案就算过关。
常见问题
问：稳评项目的档案怎么管理与移交？
答：稳评做完，报告交上去，材料往柜子里一塞，两年后要用就找不到了。
问：哪些必须是原件？
答：批复文件、委托合同、评审意见签字页、备案回执、公示照片（含原始文件）。
问：保存期限怎么定？
答：建议不少于项目档案保管期限，征收类项目通常与土地征收档案一致（长期），一般工程类不少于 10 年。
